Rotary Club Management System (nedan kallad ”Polaris" eller "plattform” är ett initiativ av:
Média Association of Rotary Switzerland- Liechtenstein (nedan kallad ”MAR”)c/o Juris Treuhand AGIndustriestrasse 476304 ZugSCHWEIZ+41 (0)43 299 66 25info@rotary.ch
In den vorliegenden allgemeinen Geschäftsbedingungen versteht sich unter:
I dessa villkor betyder följande termer:
"Rotary International": Rotarys centrala organisation som ger logistiskt och strukturellt stöd till nationella divisioner.
"Rotary": Rotaryorganisationer i distriktets territorium som använder Polaris (nedan kallat "Rotary" och "Vi").
"Användare": Varje medlem (inklusive, i förekommande fall, den blivande medlemmen eller annan gäst-icke Rotarian) i en rotaryklubb eller ett distrikt som är registrerat i Polaris plattform och därför beviljas nyttjanderätt.
"Integritetspolicy": Dokument som finns tillgängligt på vår webbplats och innehåller all information om dina personuppgifter och den användning som Rotary använder.
Användningen av våra tjänster åtföljs alltid av de rättigheter och skyldigheter som nämns i dessa villkor (nedan kallade "Villkoren"). Hänvisningen till dessa villkor innehåller implicit en hänvisning till sekretesspolicyn. Inget undantag från dessa villkor är tillåtet. Dessa allmänna villkor får endast upphävas om de är ömsesidigt överenskomna och sådana avvikelser registreras skriftligen. Dessa särskilda bestämmelser gäller endast den del som de avviker från. Övriga bestämmelser i villkoren förblir i alla fall tillämpliga..
Dessa villkor gäller både Rotary och användaren. Du betraktas som en användare från det ögonblick du använder tjänsten, oavsett om du har registrerat dig tidigare eller inte. Genom att helt enkelt använda tjänsten antas du ha erkänt och uttryckligen accepterat den slutliga och exklusiva tillämpningen av dessa villkor. Så se till att ha läst och förstått alla villkor.
Rotary förbehåller sig rätten att ändra dessa villkor när som helst. Användaren kommer alltid att hållas informerad om eventuella ändringar.
Med Polaris vill Rotary implementera en stark datorisering av ledningen för medlemmarna i rotaryklubbar och distrikt som använder Polaris och intensifiera medlemmarnas information. MAR ansvarar för utvecklingen och driften av denna plattform.
Polaris fyller i första hand en viktig roll i organisationen av klubbar och distrikt genom olika funktioner såsom en evenemangskalender, ett möteshanteringssystem, ett dokumenthanteringssystem för mötesrapporter etc. Polaris tillhandahåller därför ett CMS (Content Management System), en typ av virtuell arbetsyta som gör det möjligt för användare att lägga till innehåll, ändra det eller till och med ta bort det.
Dessutom fungerar Polaris som en bro mellan lokala klubbar och distrikt å ena sidan och Rotarys nationella organisation å andra sidan. Plattformen låter dig hantera medlemsfilen, som är tillgänglig för auktoriserade medlemmar som Rotary-medlemmar. Denna medlemsfil säkerställer effektiv kommunikation mellan medlemmar och mellan medlemmar och deras klubbar, distrikt eller den nationella centrala rotaryorganisationen. Du hittar all information om insamling av dina personuppgifter i vår integritetspolicy.
Denna medlemsfil gör det möjligt för Rotary att utföra sina uppgifter mer effektivt. Rotary kommer sedan att använda plattformen för sändning av allmänna meddelanden och katalogen. Rotary kommer inte att begränsas till ovanstående operationer, men kommer endast att använda databasen för de uppgifter som tilldelats den.
Slutligen fungerar Polaris som en bro mellan lokala klubbar och distrikt å ena sidan och Rotary International å andra sidan. Klubbtillhörighet till Rotary International innebär datautbyte med Rotary International.
Ovan nämnda Polaris mål och funktioner kan när som helst anpassas och/eller kompletteras av Rotary.
3.1 Åtkomst och inskription
Åtkomst till Polaris plattform är delvis öppen för alla användare. Inloggningen, till exempel medlemmarnas data, är begränsad till de tidigare registrerade användarna. Alla medlemmar i en rotaryklubb har i princip rätt att registrera sig i Polaris.
Registrering på plattformen innebär skapandet av en unik och personlig användarprofil. Varje rotaryklubb utser en person som ansvarar för tillgång till och registrering av sina medlemmar i Polaris. Den här personen är ansvarig för att tilldela de uppgifter som krävs för anslutningen, nämligen användarens namn, dess e-postadress och dess åtkomstkod.
Nyttjanderätten beviljas på ett icke-exklusivt och icke-överförbart sätt till alla registrerade användare.
Som en allmän regel tilldelas denna nyttjanderätt under rotarymedlemskapets löptid.
Rätten att använda upphör automatiskt när medlemskapet i en rotaryklubb upphör. Dessutom kan nyttjanderätten när som helst, och trots den fortsatta anknytningen till Rotary, sägas upp tillfälligt eller permanent när användaren agerar i strid med dessa allmänna villkor, andra villkor som uttryckligen föreskrivs, av gällande lagstiftning och/ eller trots den goda tro som förväntas av någon användare. Uppsägningen kan ske utan förvarning. Slutligen kan Rotary när som helst ensidigt besluta att tillfälligt inaktivera plattformen, begränsa den eller avsluta den om det behövs för att säkerställa att Polaris-plattformen fungerar korrekt och är säker. Denna ensidiga uppsägning ger aldrig upphov till någon som helst form av kompensation.
Varje användarprofil är alltid strikt personlig och konfidentiell. I vilket fall som helst är det förbjudet att logga in på eller dela en annan användares användarprofil. Användaren kan inte överföra sin användarprofil till en tredje part. Dessutom måste alla användare upprätthålla konfidentialiteten för sin användarprofil, till exempel genom att välja ett lösenord. Användare rekommenderas att vara försiktiga i alla situationer där deras åtkomstdata lämnas ut eller kan komma att lämnas ut till tredje part. Alla användare som finner en överträdelse av sekretessen för sin profil är skyldiga att informera Rotary så att lämpliga korrigerande åtgärder vidtas.
Vi fäster stor vikt vid våra användares kräsna förmåga, särskilt våra minderåriga användare. Det är därför vi tror att du måste ha uppnått minimiåldern för femton (15) år för att få använda tjänsten.
3.2 Benützer-Profil
Den viktigaste förutsättningen för nyttjanderätten är att skapa en användarprofil. Denna användarprofil innehåller i huvudsak all nödvändig kontaktinformation för användare, men kan kompletteras av Rotary, användaren själv eller någon tredje part och/eller en ansvarig funktionär. När det gäller behandling av personuppgifter hänvisar vi härmed till vår integritetspolicy.
Alla användare förklarar sig ha tagit hänsyn till det faktum att Polaris tillämpar en grundläggande synlighet för sin användarprofil och ytterligare information gentemot andra användare. Användaren själv är huvudsakligen ansvarig för eventuella tillägg, ändringar, korrigeringar, borttagningar etc. av sina uppgifter. Allt tillägg av innehåll till plattformen sker på användarens ansvar. Alla användare är ansvariga för fullständigheten, noggrannheten och sanningshalten i den information som kommuniceras på plattformen. Rotary är inte skyldigt att verifiera information i detta avseende.
Alla användare har därför de nödvändiga medlen för att göra ändringar för att förhindra spridning av olämpliga uppgifter. Om denna eventualitet visar sig vara otillräcklig kan användaren också delvis begränsa synligheten för sina data genom att göra ändringar i sekretessinställningarna när de är anslutna. Slutligen har Rotary vidtagit nödvändiga åtgärder för att vid behov reservera tillgång till vissa sidor på plattformen till ansvariga funktionärer.
Sammanfattningsvis är användaren ensam ansvarig för allt innehåll som tillhandahålls på plattformen, inklusive riktigheten, fullständigheten, beslagtagandet och underhållet av uppgifterna. Rotary förbehåller sig dock rätten att ta bort alla former av olämpligt innehåll från plattformen, och tillämpar ur denna synvinkel en bred diskretionär makt mot bakgrund av Polaris mål. Om användaren uttryckligen ger tillstånd till andra användare att se hela innehållet i sin profil ansvarar Rotary inte för sådana användares handlingar.
Alla användare åtar sig att endast använda Polaris inom ramen för målen för denna plattform, enligt definitionen i dessa allmänna villkor. Användaren samtycker till att endast i gott förtroende använda den rätt som tilldelats honom. Som ett resultat kommer han inte att kunna använda sin användarprofil för olagliga handlingar, inklusive beställning av brott.
Användare måste avstå från alla handlingar som kan hindra allmän åtkomst till plattformen och äventyra plattformens tillförlitlighet och säkerhet. Användaren samtycker till att inte utföra någon manipulation som kan lägga en oproportionerlig börda på infrastrukturen på Polaris-plattformen.
Användaren är ensam ansvarig för alla virus eller skadliga filer som han lägger till Polaris-plattformen. Varje överträdelse av denna bestämmelse ska rapporteras till Rotary.
Alla användare är personligen ansvariga för allt innehåll som han lägger till i Polaris. Därför måste användaren se till att detta innehåll inte strider mot allmän ordning eller moral, gällande lagstiftning, tredje parts och andra användares rättigheter, "regler för normalt beteende" och inte utgör en kränkning av tredje parts immateriella rättigheter. Normala uppföranderegler omfattar att avstå från bedrägligt, skadligt eller diskriminerande beteende. Rotary är inte heller skyldigt att verifiera informationen i detta avseende a priori.
Användare är också skyldiga att respektera andra användares rättigheter. Det är förbjudet för någon användare att systematiskt eller i stor utsträckning samla in innehåll eller information från andra användare. Alla användare måste också avstå från obehörig reklam och någon form av olaglig eller obehörig marknadsföring i Polaris.
Användaren måste avstå från alla handlingar som strider mot dessa villkor eller från användningen av Polaris-plattformen i god tro. Rotary kommer inte på något sätt att hållas ansvarigt för sådana åtgärder och eventuella skador som de kan orsaka tredje part eller andra användare.
Alla former av olagligt beteende ger upphov till sanktioner mot användaren. Rotary förbehåller sig ett stort utrymme för skönsmässig bedömning att vidta rimliga åtgärder, inklusive möjligheten att omedelbart och utan ytterligare formkrav säga upp den nyttjanderätt som användaren beviljas. Dessutom kan Rotary vidta de (extra) rättsliga åtgärder som krävs för att få ersättning för den skada som lidits.
Rotary har åtagit sig att vidta alla nödvändiga tekniska och rättsliga åtgärder för att säkerställa att plattformen fungerar väl och är säker. Rotary visar en realistisk inställning till sin plattform och säger härmed uttryckligen att dess ansvar inte kan ifrågasättas i följande fall. Polaris görs tillgänglig "som det ser ut". Alla användare är medvetna om att de använder plattformen på egen risk.
Därför kan Rotary inte garantera att dess plattform kommer att vara tillgänglig när som helst, eller att något avbrott eller avbrott i tjänsten kommer att uppstå. Vid behov kommer Rotary att lösa problemet så snart som möjligt. Rotary kan därför inte hållas ansvarigt för någon typ av direkt eller indirekt skada till följd av sådana avbrott eller störningar.
Rotary kan inte hållas ansvarigt för användares och tredje parts handlingar, oavsett om användningen av plattformen är olaglig och/eller missbrukas. Trots alla rimliga försiktighetsåtgärder är det inte otänkbart att användarnas uppgifter kan bli föremål för förlust, stöld, obehörig åtkomst, obehörig ändring eller annan skadlig handling. Rotary kan inte hållas ansvarigt.
Plattformen kan innehålla länkar till andra webbplatser som drivs av tredje part. Dessa webbplatser är helt oberoende av Polaris och det faktum att dessa webbplatser nämns innebär inte att Rotary godkänner eller rekommenderar dem. Eftersom Rotary inte kontrollerar något innehåll eller någon teknik på dessa webbplatser kan Rotary inte hållas ansvarigt för direkta eller indirekta skador till följd av användningen av dessa externa webbplatser.
Rotary kan inte hållas ansvarigt för innehåll som är laddat och/eller publicerat av en användare i Polaris.
Användningen av plattformen faktureras av MAR från Schweiz till de olika distrikten beroende på antalet klubbar de grupperar och med ett paket per klubb och år. Hur distrikten fakturerar klubbar eller medlemmar skiljer sig från den ena till den andra.
Betalning sker för närvarande via banköverföring men kan så småningom göras på Polaris webbplats.
Polaris innehåller data och filer från Rotary, användare och tredje part som skyddas av tillämplig lagstiftning om immateriella rättigheter. Immateriella rättigheter inkluderar upphovsrätt, varumärkesrätt, designrättigheter, databankslagstiftning och andra (immateriella rättigheter) som gäller.
Användningen av Polaris innebär inte en överlåtelse av nämnda immateriella rättigheter till användaren. Användningen av skyddade data och filer är begränsad till Polaris allmänna syfte enligt beskrivningen i dessa villkor.
Användaren som lägger till innehåll i Polaris förklarar uttryckligen att han har nödvändiga immateriella rättigheter eller tillstånd. För allt innehåll som omfattas av immateriella rättigheter beviljar användaren en icke-exklusiv, överförbar, royaltyfri och världsomspännande licens till Rotary för användning av detta innehåll under Polaris.
Denna licens upphör inte automatiskt när den individuella nyttjanderätten upphör att gälla, vilket innebär att innehållet i princip förblir synligt av Rotary och användare. Rotary förbinder sig att säga upp denna licens på skriftlig och personlig begäran från en tidigare Polaris-användare. Detta åtagande innebär att innehåll som inte längre kommer att vara synligt för andra användare tas bort.
Alla användare ska avstå från varje intrång i dessa immateriella rättigheter, utom i de fall då ett tillstånd har beviljats. Under alla omständigheter måste användaren lämna de omnämnanden och/eller meddelanden som rör de immateriella rättigheterna intakta.
8.1 Allmänt
De personuppgifter som användaren tillhandahåller samlas in och behandlas av Rotary. Rotary försäkrar sina användare att det fäster största vikt vid skyddet av deras integritet och deras känsliga eller icke-känsliga personuppgifter och att det alltid åtar sig att kommunicera tydligt och transparent på denna punkt. Rotary åtar sig att följa tillämplig lagstiftning, särskilt GDPR (Dataskyddsförordningen). Du hittar mer information om behandlingen av dina personuppgifter i vår integritetspolicy.
Rotary behandlar personuppgifter så länge som det behövs för att utföra tjänsten. Från det ögonblick användaren beslutar att sluta använda tjänsten måste Rotary avsluta all behandling av personuppgifter, annat än nödvändigt för radering eller retur av data till användaren.
När så är möjligt ska Rotary hjälpa användaren att fullgöra sin skyldighet att svara på förfrågningar om utövandet av de registrerades rättigheter: rätt till tillgång, rättelse, radering och invändning, rätt till begränsning av behandlingen, rätt till portabilitet av uppgifter, rätt att inte bli föremål för ett individuellt automatiserat beslut (inklusive profilering). Rotary International (RI) lagrar vissa uppgifter från en avliden eller avgående rotarymedlem, såsom hens efternamn, förnamn och födelsedatum, detta som information om medlemmarna.
Rotary har rätt att göra en eller flera kopior och/eller backupper av personuppgifter. De berörda personuppgifterna har samma skydd som de ursprungliga personuppgifterna.
Rotary registrerar de bearbetningsaktiviteter som utförs för användaren. Detta register kan vara i elektronisk form. Den skall innehålla alla de uppgifter som avses i Artikel 30.2, Dataskyddsförordningen.
Rotary garanterar att dess personal kommer att ha begränsad tillgång till personuppgifter endast i den utsträckning som sådan tillgång är nödvändig för att genomföra utförandet av tjänster. Rotarys personal omfattas också av tystnadsplikt när det gäller behandling av personuppgifter. Rotary har åtagit sig att informera sin personal om integritetslagstiftning och avtalsbestämmelser.
8.2 Sekretess
Enligt Dataskyddsförordningen är Rotary skyldigt att tillämpa sekretess/tystnadsplikt när det gäller personuppgifter som behandlas i samband med tjänsten. Denna tystnadsplikt gäller även rotarypersonal och framtida underleverantörer och deras egen personal.
Denna tystnadsplikt träder i kraft så snart Rotarys lagring av användarens säkerhetskopior av data tas i bruk.
Denna tystnadsplikt gäller inte när Rotary är skyldigt att lämna ut personuppgifter till tillsynsmyndigheten, i enlighet med en rättslig bestämmelse eller ett rättsligt beslut, när informationen redan är känd för allmänheten eller om kommunikation av personuppgifter har godkänts av användaren.
8.3 Säkerhetsåtgärder
Enligt Dataskyddsförordningen åtar sig Rotary att genomföra tekniska och organisatoriska åtgärder (nedan kallade säkerhetsåtgärder) för att skydda personuppgifter mot förstörelse, antingen av misstag, oavsett om de sker olagligt, mot förlust, bedrägeri, spridning eller obehörig åtkomst eller mot någon annan form av olaglig behandling eller användning.
Dessa säkerhetsåtgärder garanterar en säkerhetsnivå som är anpassad till den risk som behandlingen medför. Vid fastställandet av lämpliga säkerhetsåtgärder skall parterna ta hänsyn till den senaste tekniken, kostnaderna för genomförandet och behandlingens art, omfattning, sammanhang och syfte samt riskerna för de berörda personernas fri- och rättigheter.
Rotary strävar efter att göra allt som är rimligt för att säkerställa att deras behandlingssystem och tjänster uppfyller kraven på fortlöpande sekretess, integritet, tillgänglighet och motståndskraft, med beaktande av den senaste tekniken och kostnaderna för genomförandet.
8.4 Anmälan om dataintrång
Enligt GDPR meddelar Rotary användaren om eventuella överträdelser av personuppgifter så snart som möjligt, och senast 24 timmar efter att ha läst dem. Denna anmälan åtföljs av all användbar dokumentation för att användaren, om nödvändigt, ska kunna meddela denna överträdelse till dataskyddsmyndigheten och/eller till de berörda personerna. Rotary måste meddela användaren följande information: arten av dataöverträdelse, kategorierna och det ungefärliga antalet inblandade personer, kategorierna och det ungefärliga antalet berörda personuppgifter, de sannolika konsekvenserna av dataöverträdelsen och åtgärder som vidtagits för att avhjälpa dataöverträdelsen eller mildra eventuella negativa konsekvenser.
På användarens begäran meddelar Rotary dataöverträdelsen i användarens namn och på användarens vägnar till tillsynsmyndigheten så snart som möjligt och, om möjligt, senast 72 timmar efter att överträdelsen har konstaterats, såvida inte överträdelsen i fråga sannolikt inte kommer att skapa en risk för fysiska personers rättigheter och friheter.
På begäran av användaren meddelar Rotary dataöverträdelsen i användarens namn och på användarens vägnar till de berörda personerna så snart som möjligt, när denna överträdelse sannolikt kommer att skapa en hög risk för fysiska individers rättigheter och friheter.
Beslutet om att informera dataskyddsmyndigheten och/eller de registrerade om ett dataintrång ligger hos användaren.
8.5 Underbearbetning
Rotary måste se till att underleverantörer ger samma garantier för genomförandet av lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder, så att behandlingen uppfyller kraven i Dataskyddsförordningen, inklusive artikel 32 i GDPR.
Vid force majeure är Rotary inte skyldigt att uppfylla sina åtaganden gentemot andra parter, inklusive användare. Force Majeure innebär alla situationer utanför Rotarys kontroll som förhindrar att alla eller något av dess åtaganden fullgöras i framtiden. Detta undantag från fullgörandet av Rotarys åtaganden gäller endast under force majeure-perioden.
Denna integritetspolicy styrs uteslutande av europeisk lag, med Sverige som referens. I händelse av tvist är parterna överens om att i första hand söka en uppgörelse i godo. I avsaknad av en uppgörelse i godo kommer tvisten att överlämnas till domstolarna i kantonen Zürich (Schweiz).
Polaris TC-SWE-SV-1.1 - May 2022
